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Hoy en día, la mayoría de las empresas subcontratan a otras para que se ocupen de alguna tarea. Las más habituales son los servicios de limpieza o la gestoría administrativa. Sin embargo, ante la complejidad de las nuevas tecnologías de la información, cada día mayor, las pequeñas empresas muestran su interes en que sea una empresa especializada en informática la que se ocupe de que sus equipos informáticos funcionen correctamente.
En esto consiste el outsourcing, en el proceso por el cual una determinada empresa contrata los servicios de otra para que desarrollen un producto o servicio determinado. En el caso de los servicios informáticos, es muy común que las empresas contraten a empresas externas en casos de incidencias graves que les impiden continuar trabajando. También es común que se subcontrate el desarrollo de programas específicos para la empresa, o la presencia en Internet (diseño, hosting, correo electrónico...). Con el outsourcing informático, las empresas que contratan se evitan en primer lugar el tener que contratar a una persona específicamente para este puesto. De este modo, la empresa se puede concentrar sólo a su negocio. Otra ventaja es que consiguen la máxima eficacia en el sentido de que pueden contar con el experto más adecuado a sus necesidades en el momento y lugar que lo necesiten. Con el outsourcing, la empresa no sólo recibe un buen servicio, sino que además supone un ahorro de tiempo y/o dinero. Según Jaime del Rey y Antonio Ferrer, los motivos principales que llevan a las empresas a contratar outsourcing informático son, entre otros: - la necesidad de concentrarse en el negocio principal de la empresa
- adaptarse rápidamente a los cambios, que en el caso de las nuevas tecnologías, son vertiginosos.
- imposibilidad de abordar un nuevo trabajo, bien por la poca rentabilidad que representa, su complejidad…
Sin embargo, muchas empresas no se deciden a externalizar su departamento de informática porque temen perder el control del servicio, o que la empresa externa les robe información. Es importante tener en cuenta estos aspectos a la hora de negociar con la empresa externa. Cómo contratar a una empresa externa de servicios informáticos Antes de contratar el outsourcing informático, conviene evaluar las necesidades que existen en la empresa. Pongamos un ejemplo de este estudio mediante un análisis DAFO. | Debilidades | Amenazas | | La red se cae prácticamente cada día | Tenemos ordenadores con programas piratas | | El mes pasado nos entró un virus en un equipo y estuvimos dos días parados toda la oficina | Hemos visto que la competencia tiene un sitio web interactivo mucho más atractivo y útil que el nuestro | | No conocemos suficientemente el mercado de las TIC | Tenemos ordenadores sin antivirus | | ... | ... | | Fortalezas | Oportunidades | | Tenemos un presupuesto adecuado para TIC | Si compartiéramos los documentos en red bien, ahorraríamos un 30% en impresoras, cartas, etc. | | Nuestro personal está habituado a trabajar con ordenadores | Con un CRM, no dependeríamos tanto de la agenda de los comerciales | | … | Nuestra competencia aún no tiene informatizado el proceso de ventas | | | ... | Con la información que recabe, la empresa elaborará su “pliego de condiciones” que servirá para pedir presupuesto a los distintos proveedores. Si no sabe exactamente qué es lo que necesita su empresa, el IMADE está desarrollando herramientas de evaluación de necesidades tecnológicas para las PYMEs. Así mismo, puede contactar con asesorías informáticas para que realicen una evaluación inicial antes de solicitar presupuesto. No olvide que éste debe especificar qué se contrata, su precio y la fecha de inicio y fin del contrato. Es posible que los productos y servicios que ofrecen las empresas informáticas suenen extraños para las personas poco iniciadas en el tema. Pida que le expliquen en qué consiste, qué le implica y en qué le beneficia. No se deje liar por términos técnicos que usted no conoce. Una vez que ha recibido el presupuesto de las empresas de outsourcing informático, hay que tener en cuenta diversos factores a la hora de elegir la empresa externa que se hará cargo del departamento de informática o de una parte de las labores de ese departamento. Entre ellos, pregunte sobre la metodología de trabajo que utilizan, la política de seguridad y protección de datos que aplica, el tipo de software que utilizan, etc. Confíe únicamente en las empresas profesionales, que utilizan software legal y comprometidas con la seguridad total. Evotec Consulting, la solución informática para las PYMEs Evotec Consulting es una asesoría informática formada por profesionales con una gran experiencia en el sector de las grandes empresas, que nace con una sencilla idea: ‘ofrecer a las pequeñas y medianas empresas los servicios de las grandes’. De esta forma, las PYMEs pueden dedicarse única y exclusivamente a su negocio. Conozca los Planes de Servicios Informáticos Integrales o los distintos servicios informáticos que Evotec Consulting ofrece para a las PYMEs. Las soluciones de Evotec Consulting son personalizadas: nos comprometemos a ser su departamento de informática, ofreciéndole los servicios de que dispone una gran empresa, al precio que necesita una pequeña o mediana. Más información sobre el outsourcing:
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